Laatst bijgewerkt: 2 november 2025

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke keuzes je hebt. We houden het kort en duidelijk, zonder kleine lettertjes.

• Contact en zakelijke gegevens, naam, e‑mail, telefoon, functie, bedrijfsnaam.
• Inhoud van je bericht of aanvraag, inclusief bijlagen die je aanlevert.
• Planning en beschikbaarheid bij het boeken van afspraken.
• Factuur en administratiegegevens voor wettelijke bewaarplichten.
• Websitegegevens met minimale cookies en logbestanden voor veiligheid en foutanalyse.

Wij vragen geen bijzondere categorieën gegevens. Lever je toch gevoelige informatie aan, verwijder waar mogelijk persoonsgegevens of vraag ons eerst om een veilig kanaal.

We verwerken gegevens alleen als dat nodig is en koppelen elk doel aan een grondslag uit de AVG.

• Beantwoorden van je vraag en het uitvoeren van opdrachten, uitvoering van een overeenkomst of stappen daaraan voorafgaand.
• Plannen van afspraken en communicatie, gerechtvaardigd belang, snelle en zorgvuldige afhandeling.
• Verbeteren en beveiligen van onze site en processen, gerechtvaardigd belang, veilige en betrouwbare dienstverlening.
• Wettelijke administratie en fiscale bewaarplicht, wettelijke verplichting.
• Marketing op basis van toestemming, alleen als je daar expliciet mee instemt, uitschrijven kan altijd.

We bewaren niet langer dan nodig. Richtlijnen:

• Aanvragen zonder opvolging, 6 maanden na laatste contact.
• Lopende klantdossiers, gedurende de samenwerking, daarna maximaal 2 jaar voor herleidbaarheid.
• Factuur en administratie, 7 jaar volgens wettelijke plicht.
• Log en beveiligingsgegevens, 90 dagen tenzij nodig voor onderzoek.

We delen geen gegevens met derden behalve wanneer dat nodig is voor onze diensten, of als de wet dat vereist. Met verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten. Typische verwerkers zijn:

• Hosting en e‑mail, websitehosting en e‑mailverkeer.
• Kalendertool en videobellen, het plannen en voeren van afspraken.
• Bestandsopslag en documentdeling, gecontroleerde toegang voor projectbestanden.
• Administratie en facturatie, boekhoudpakket en betaaldienst.

Een actuele lijst van verwerkers is op aanvraag beschikbaar. We delen niets voor advertentienetwerken of social tracking.

Als een verwerker buiten de Europese Economische Ruimte data verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen, zoals EU‑standaardcontractbepalingen. Waar mogelijk kiezen we voor verwerking in de EER.

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar. Trek je toestemming in, dan verwerken we die gegevens niet langer op basis van toestemming.
Stuur je verzoek naar info@vocea.nl. We reageren binnen 30 dagen. Ben je het niet eens met onze afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, onder meer versleutelde verbindingen, toegangsbeheer, need to know, logging, periodieke updates en minimale gegevensverwerking. Bij een datalek beoordelen we de impact, treffen we maatregelen en melden we waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

We gebruiken alleen functionele en beperkte analytische cookies om de site te laten werken en te verbeteren. Geen tracking voor advertenties. Bij het plaatsen van niet‑noodzakelijke cookies vragen we toestemming. Meer informatie staat in ons cookieoverzicht.

Onze diensten zijn gericht op organisaties en professionals. We vragen geen gegevens van kinderen. Als we toch onbedoeld kindgegevens hebben ontvangen, verwijderen we die na melding.

We kunnen deze verklaring aanpassen bij nieuwe ontwikkelingen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina en we passen de datum hierboven aan.

Vragen of verzoeken over privacy, mail ons op info@vocea.nl.
Voor belangrijke berichten kun je ons ook via de bedrijfscontactgegevens op de contactpagina bereiken.